De Budo-vereniging Born hecht veel waarde aan de bescherming van Uw persoonsgegevens. In dit privacy reglement willen we heldere en transparante informatie geven over hoe wij omgaan met persoonsgegevens. Wij doen er alles aan om Uw privacy te waarborgen en gaan daarom zorgvuldig om met persoonsgegevens. De Budo-vereniging Born houdt zich in alle gevallen aan de toepasselijke wet- en regelgeving, waaronder de Algemene Verordening Gegevensbescherming. Dit brengt met zich mee dat wij in ieder geval:
- Uw persoonsgegevens verwerken in overeenstemming met het doel waarvoor deze zijn verstrekt, deze doelen en type persoonsgegevens zijn beschreven in dit privacy reglement.
- verwerking van Uw persoonsgegevens beperkt blijft tot enkel die gegevens welke minimaal nodig zijn voor de doeleinden waarvoor ze worden verwerkt.
- vragen om U uitdrukkelijke toestemming als wij deze nodig hebben voor de verwerking van Uw persoonsgegevens.
- passende technische en/of organisatorische maatregelen hebben genomen zodat de beveiliging van Uw persoonsgegevens gewaarborgd is.
- geen persoonsgegevens doorgeven aan andere partijen, tenzij dit nodig is voor de uitvoering van de doeleinden waarvoor ze zijn verstrekt.
- op de hoogte zijn van Uw rechten omtrent Uw persoonsgegevens, U hier op willen wijzen en deze respecteren.
Als Budo-vereniging Born zijn wij verantwoordelijk voor de verwerking van Uw persoonsgegevens. Indien U na het doornemen van ons privacy reglement, of in algemenere zin, vragen hebt hierover of contact met ons wenst op te nemen kan dit via het contact pagina.
Waarvoor verwerken wij persoonsgegevens?
Uw persoonsgegevens worden door de Budo-vereniging Born verwerkt ten behoeve van de volgende doeleinden:
- Om Uw lidmaatschap te kunnen registreren en beheren in onze leden- en financiële administratie.
- Het versturen van nieuwsbrieven en uitnodigingen.
- Om Uw activiteiten en deelname aan door ons georganiseerde evenementen te kunnen registreren.
Voor de bovenstaande doelstellingen kunnen wij onder andere de volgende persoonsgegevens van U vragen:
- Voornaam
- Tussenvoegsel
- Achternaam
- Adres, postcode en woonplaats
- Telefoon / mobiele nr.
- E-mailadres
- Geboortedatum
- Geslacht
- Bankrekeningnummer
- Huidige Kyu of Dan graad
- Informatie m.b.t. vooruitgang in Kyu of Dan gradatie
- Eventuele informatie m.b.t. uw gezondheid en/of medicatie voor zover U deze belangrijk acht voor het uitoefenen van de activiteiten van de vereniging.
- Naam en telefoonnummer van noodcontact
- Toestemming gebruik foto en video op sociale media
- Aanwezigheidsregistratie van de trainingen
Toegang tot gegevens binnen de vereniging
Alle persoonsgegevens zijn alleen beschikbaar voor bestuursleden en trainers.
Indien nodig worden persoonsgegevens gedeeld met leden die een functie uitvoeren ten behoeve van de vereniging (bijvoorbeeld een activiteitencommissie die uitnodigingen wil sturen voor een activiteit of een lid dat de financiële administratie bijhoudt maar geen deel is van het bestuur). Hierbij wordt alleen die informatie gedeeld welke nodig is bij het uitoefenen van de functie.
Verstrekking aan derden
De gegevens die U aan ons geeft kunnen wij aan derde partijen verstrekken indien dit noodzakelijk is voor de uitvoering van de hierboven beschreven doeleinden. Zo kunnen wij gebruik maken van een derde partij voor:
- De opslag van de ledenadministratie
- Het verzorgen van de (financiële) administratie
- Het verzorgen van nieuwsbrieven en uitnodigingen.
- Het aanvragen van gemeentelijke subsidies.
Wij geven nooit persoonsgegevens door aan andere partijen waarmee we geen verwerkersovereenkomst hebben afgesloten. Met deze partijen (verwerkers) maken wij hierin uiteraard de nodige afspraken om de beveiliging van Uw persoonsgegevens te waarborgen. Buiten deze partijen zullen wij de door U verstrekte gegevens niet aan andere partijen verstrekken, tenzij dit wettelijk verplicht en toegestaan is. Een voorbeeld hiervan is dat de politie in het kader van een onderzoek (persoons)gegevens bij ons opvraagt. In een dergelijk geval dienen wij medewerking te verlenen en zijn dan ook verplicht deze gegevens af te geven. Tevens kunnen wij persoonsgegevens delen met derden indien U ons hier schriftelijk toestemming voor geeft.
Wij verstrekken geen persoonsgegevens aan partijen die gevestigd zijn buiten de EU.
Gegevens over uw gezondheid en/of medicatie worden nooit gedeeld met derden, behalve in geval dat er medische hulp ingeroepen dient te worden voor U tijdens de activiteiten van de vereniging.
Minderjarigen
Wij verwerken enkel en alleen persoonsgegevens van minderjarigen (personen jonger dan 16 jaar) indien daarvoor schriftelijke toestemming is gegeven door de ouder, verzorger of wettelijke vertegenwoordiger.
Bewaartermijn
De Budo-vereniging Born bewaart persoonsgegevens niet langer dan noodzakelijk voor het doel waarvoor deze zijn verstrekt dan wel op grond van de wet is vereist met een maximum van 2 jaar.
Beveiliging
Wij hebben passende technische en organisatorische maatregelen genomen om persoonsgegevens van U te beschermen tegen onrechtmatige verwerking. Zo hebben we bijvoorbeeld de volgende maatregelen genomen:
- Alle personen die namens de Budo-vereniging Born van Uw gegevens kennis kunnen nemen, zijn gehouden aan geheimhouding daarvan;
- We hanteren een gebruikersnaam en wachtwoordbeleid op al onze systemen;
- We pseudonimiseren en zorgen voor de encryptie van persoonsgegevens als daar aanleiding toe is;
- Wij maken back-ups van de persoonsgegevens om deze te kunnen herstellen bij fysieke of technische incidenten;
- We testen en evalueren regelmatig onze maatregelen;
- Onze medewerkers zijn geïnformeerd over het belang van de bescherming van persoonsgegevens.
Beeldmateriaal
De vereniging kan gebruik maken van foto en video materiaal op de eigen website of via sociale media. Bij inschrijving wordt geregistreerd of het lid wel of geen bezwaren heeft voor mogelijk gebruik van het beeldmateriaal. Het lid kan op elk gewenst moment zijn of haar keuze wijzigen of vragen om beeldmateriaal te verwijderen op de website of sociale media.
Datalekken
Uiteraard doet Budo-vereniging Born er alles aan om de in dit document genoemde persoonsgegevens niet in handen van derden die geen toegang tot die gegevens zouden mogen hebben te laten vallen. Gebeurt dit wel, dan spreken we over een datalek.
Indien er zich een datalek voordoet dan zal de vereniging deze melden bij de Autoriteit Persoonsgegevens en aan de gedupeerde leden.
Rechten omtrent Uw gegevens
U hebt recht op inzage, rectificatie of verwijdering van de persoonsgegeven die we van U hebben.
Tevens kunt U bezwaar maken tegen de verwerking van Uw persoonsgegevens (of een deel hiervan) door ons of door een van onze verwerkers. Ook heeft U het recht de door U verstrekte gegevens door ons te laten overdragen aan Uzelf of direct aan een andere partij indien door U gewenst. Wij kunnen U vragen om U te legitimeren voordat wij gehoor kunnen geven aan voornoemde verzoeken.
Klachten
Mocht U een klacht hebben over de verwerking van Uw persoonsgegevens, dan vragen we U hierover met ons contact op te nemen. U heeft altijd het recht een klacht in te dienen bij de Autoriteit Persoons Gegevens, dit is de toezichthoudende autoriteit op het gebied van privacy. Als U naar aanleiding van ons privacy reglement nog vragen of opmerkingen hebt, neem dan contact met ons op!